ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE. PERCHE' SI?

  •  Solo due cose principali che vi conviceranno a passare all'archiviazione documentale
  • Leggete di seguito

PER L'AMBIENTE

Secondo una stima del WWF per produrre un chilo di carta comune (quella utilizzata normalmente nelle stampanti) sono necessari 0,7 kg di cellulosa. Per produrre un kilogrammo di cellulosa servono 0,0036 metri cubi di legno. Una risma da 500 fogli di carta formato A4 (21 x 29,7 cm) da 80 grammi, al metro quadro pesa 2,494 kilogrammi. Per produrla servono quindi 2,494 x 0,7= 1,7458 kg di cellulosa, equivalenti a 0,00628 metri cubi di legno. Da un pino di diametro medio e alto 15 metri si ricava un metro cubo di legno, che secondo questi calcoli si traduce in 159 risme di carta, ossia 79.500 fogli. 

Secondo Greenpeace gli italiani hanno un consumo di carta procapite tra i più alti del mondo: circa 200 kilogrammi, cioè circa 80 risme di A4. Ciò significa che una famiglia di 4 persone "consuma" 2 alberi ogni anno. La parola d'ordine è perciò riciclare: la carta che si utilizza comunemente nelle stampanti, una volta riciclata, ha una resa che varia tra l'80 e il 90%. Ciò significa che 100 fogli di carta nuova, opportunamente trattata, consente di ottenere 80-90 fogli di carta riciclata. Tradotto in alberi, ciò significa che 200-220 risme di carta riciclata equivalgono al salvataggio di una pianta.

A meno che non si faccia uso della tecnologia Toshiba che ha prodotto una stampante che cancella, in grado di ristampare più volte sullo stesso foglio con un notevole risparmio di carta. www.toshibatec.it

  • PER RISPARMIARE
  • Facciamo un’analisi
  • Quanto tempo si impiega a ricercare i documenti e senza l’aiuto di un collega?
  • Possiamo recuperare le informazioni dei vari documenti anche quando non siamo in ufficio (a casa o presso clienti)?
  • Possiamo sapere velocemente se il documento cercato è nell’ultima versione? E se ci servono le versioni precedenti?
  • Se non siamo in ufficio, siamo sicuri che ci avviseranno in caso di cambiamenti importanti riguardo un documento?
  • Oltre che produrre di più, quanto possiamo semplificarci la vita lavorativa?
  • Il Corriere comunicazioni ha riportato un articolo da CIO che dichiara che in media un impiegato spende 38 minuti al giorno alla ricerca di un documento. “Possiamo assumere che con l’archiviazione documentale si possa ridurre il tempo di ricerca di almeno 15 minuti. Questo significa che per ogni dipendente che lavora 220 giorni all’anno, sarà possibile recuperare 55 ore di lavoro. Per un’azienda di 10 persone dove si spendono 20 euro all’ora per dipendente, si risparmierebbero fino a 11.000 euro l’anno. “ www.corrierecomunicazioni.it

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